Organizar un evento corporativo puede ser una tarea abrumadora, especialmente sin un plan claro a seguir.
Desde la elección del lugar hasta la decoración, cada detalle cuenta para crear una experiencia memorable. En el último evento al que asistí, le dieron un toque único y original con la instalación de una carpa beduina, imagínate la cantidad de opciones que tienes para tu evento. La carpa no solo nos dio un ambiente exótico y acogedor, sino que también nos ofreció flexibilidad en diseño y montaje, adaptándose a diversas necesidades y temáticas.
Para ayudarte a utilizar tus recursos de manera más efectiva, hemos creado este checklist definitivo para planificar eventos corporativos.
Ten en cuenta que el objetivo de esta lista es proporcionarte «material para pensar» mientras atraviesas el proceso de planificación. Los detalles específicos de tu evento guiarán tu enfoque y los elementos de planificación.
Pre-Evento
Definir la estrategia y propósito.
En la actualidad, los eventos están diseñados para tener un impacto más focalizado, con resultados medibles. Al definir tu estrategia, considera lo siguiente:
- ¿Cuál es el objetivo y propósito del evento?
- ¿Quién es el público objetivo y cómo estás conectado con ellos?
- ¿Qué funcionó bien en eventos pasados? ¿Qué no funcionó?
- ¿Qué quieres que hagan o sientan los asistentes cuando termine el evento? ¿Cuál es el llamado a la acción?
- ¿Cómo definirás el éxito?
- ¿Cómo continuarás involucrando a la audiencia?
Presupuesto
Crear un presupuesto realista desde el principio puede ayudarte a evitar errores y sorpresas muy caras. Haz las preguntas correctas, por ejemplo:
- Si el evento genera ingresos, ¿cuál es tu margen de beneficio objetivo?
- ¿Necesitas asegurar patrocinadores para lograr tus objetivos?
- ¿Qué pasará si asisten más personas de las esperadas?
- ¿Qué harás si no alcanzas los objetivos de ingresos o se recortan los fondos?
Considera las siguientes asignaciones presupuestarias:
- Producción audiovisual
- Premios
- Decoración y alquiler de equipos
- Alimentos y bebidas
- Diseño gráfico e impresión
- Transporte terrestre
- Salud y seguridad (precauciones sanitarias, equipos, materiales, mano de obra…)
- Honorarios
- Seguros
- Asesoría legal
- Marketing
- Materiales y señalización
- Permisos
- Vídeo y fotografía
- Software
- Suministros
- Mano de obra temporal
- Gastos de viaje y dietas
- Proveedores (alquileres, flores, mantelería, mesas, sillas etc.…)
- Lugar/facilidad
Establecer una línea de tiempo
Crea una línea de tiempo detallada que capture todas las fechas clave y entregas. Piensa en cosas como la selección y evaluación del lugar, el diseño de una campaña de marketing, la contratación de personal, la organización de ponentes y la preparación de sus necesidades, la determinación de los servicios del evento, y la preparación de un documento de ejecución. A medida que se acerque la fecha del evento, tu línea de tiempo será tu guía para mantenerte en el camino y mitigar riesgos.
Elegir el lugar
Considera el tipo de lugar que facilitará más estrechamente los objetivos de tu evento y acomodará el número de asistentes anticipados. Si el evento se lleva a cabo en un lugar que no es un hotel, considera cuántas habitaciones de hotel hay disponibles cerca (posiblemente a poca distancia a pie). Otros factores a tener en cuenta son:
- Ubicación.
- Época del año.
- Número y tipo de reuniones, incluyendo formato y estilo.
- Ambiente del lugar del evento (por ejemplo, lujo vs económico).
- Número de participantes.
- Servicios in situ como audiovisual y alimentos y bebidas.
- Diseño del lugar (es decir, organización de salas o espacios como las carpas de Eurostretchcarpas y flujo entre espacios de eventos/reuniones).
- Servicios locales.
- Fácil acceso a aeropuertos y transporte terrestre.
Gestión de viajes y alojamiento
Cuando gestiones un bloque de habitaciones de hotel, es crucial delinear los parámetros que se ajustan a tu evento. ¿Necesitas ajustarte a un presupuesto especificado u ofrecer una tarifa de viáticos del gobierno? ¿Qué tipo de ubicación se requiere (por ejemplo, centro, aeropuerto, suburbano, resort)? ¿Qué tipo de comodidades necesita tu audiencia?
Luego, asegúrate de firmar el contrato con el hotel, negociando cláusulas para reducir la responsabilidad y el riesgo general, como las tarifas de cancelación y los mínimos de alimentos y bebidas.
Diseñar el evento
Imagina el recorrido de los asistentes mientras se desplazan por el programa. Comienza diseñando el plano del lugar. Considera la atmósfera que quieres crear, y si el lugar tiene elementos que mejorarían la sensación general, como iluminación natural o techos altos.
Plan de mitigación de riesgos
Un plan sólido de mitigación de riesgos comienza con una evaluación detallada de riesgos. Imagina todos los peores escenarios posibles para tu evento y evalúa el nivel de riesgo y el posible resultado. Crea un mecanismo de control para cada riesgo que puedas desplegar fácilmente si ocurre. Asegúrate de que el personal del evento reciba copias del plan y esté bien informado sobre su contenido.
Gestión de invitados
El tipo y estilo de tu evento dictará el método de gestión de invitados. Por ejemplo, un proceso de guardar la fecha/invitación es más apropiado para un evento social, mientras que un retiro complejo de varios días se beneficiaría de un proceso de registro formal. Asegúrate de recopilar información básica como quién asistirá, información de contacto y preferencias dietéticas.
Durante el evento
Gestión del personal
Si tu planificación pre-evento es organizada y exhaustiva, la gestión in situ consistirá principalmente en asegurar que todo funcione sin problemas y responder a cualquier desafío ad hoc que surja.
Menú
Con gustos diversos y restricciones dietéticas, las consideraciones de alimentos y bebidas se han vuelto complejas. Cuando planifiques, ten en cuenta:
- Número de platos.
- Tipo de platos (por ejemplo, recepción, almuerzo/cena sentado con programa, reunión de junta, almuerzo, etc.).
- Número de comidas total.
- Número de asistentes.
- Ideas de comidas temáticas.
- Pausas o bocadillos.
- Dietas especiales.
Post-Evento
Finalizar los detalles logísticos y financieros.
Esto incluye devolver o reciclar materiales no utilizados, empaquetar y enviar suministros, liquidar cuentas con el lugar y los proveedores de soporte, detallar los gastos presupuestarios y realizar un análisis de costos.
Revisión
Reúne al equipo para discutir lo que funcionó y lo que no, y asegúrate de documentar sus comentarios para referencia futura. Informa los resultados a varios departamentos (como contabilidad o la alta dirección) y a cualquier parte interesada. Usa los datos del evento para crear una hoja de ruta para eventos posteriores.
Seguimiento con los asistentes
Hay muchas formas de hacer seguimiento, incluyendo redes sociales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, correo directo, y más. Selecciona el cómo y el porqué basándote en tus objetivos, personal y presupuesto.
Proporciona contenido relevante a través de libros blancos, infografías, libros electrónicos, presentaciones, estudios, o artículos de terceros. Incluye un llamado a la acción para mantener a los asistentes involucrados entre eventos.
Con esta guía, puedes planificar y ejecutar un evento corporativo exitoso, asegurándote de cubrir todos los aspectos cruciales para lograr una experiencia memorable y efectiva para tus asistentes.
